Các thủ tục khác

1.  Lập văn bản ủy quyền:

Để làm thủ tục lập văn bản ủy quyền (hoặc xác nhận chữ ký trên các loại văn bản tự lập khác như giấy tờ chối thừa kế tài sản, hợp đồng ủy quyền, giấy cho tặng tài sản…, người đứng ủy quyền phải có mặt trực tiếp tại Đại sứ quán từ 09g00 đến 12g00 các ngày Thứ Hai, Thứ Tư (trừ ngày lễ chính thức của Việt Nam và Áo). Khi đi cần mang theo bản gốc các giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, giấy chứng minh thư, giấy thông hành) và 01 bản sao (photocopie).

Lưu ý: 

Đại sứ quán chỉ xác nhận hành vi ký vào văn bản tại Đại sứ quán và không xác nhận các nội dung. Người đứng tên ủy quyền bắt buộc phải có mặt tại Đại sứ quán, xuất trình giấy tờ tùy thân và làm thủ tục lập văn bản, ký trước mặt người có trách nhiệm xác nhận chữ ký. Người lập văn bản không ký trước vào văn bản ủy quyền.

Mẫu văn bản ủy quyền có tại ĐSQ (tải tại đây). Ngoài ra người lập ủy quyền có thể tự chuẩn bị văn bản theo mẫu hợp lệ, phù hợp với quy định của Việt Nam. Đối với các hợp đồng ủy quyền, cần sử dụng mẫu chung theo quy định của Bộ Tư pháp (tải về). 

 

2. Hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự giấy tờ và tài liệu:

2.1. Chứng nhận lãnh sự:

„Chứng nhận lãnh sự“ là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ và tài liệu của Việt Nam để giấy tờ và tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài (Điều 2.1 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự).

 

2.1.1. Chứng nhận lãnh sự các giấy tờ và tài liệu của Việt Nam để sử dụng ở Áo:

Các giấy tờ trên cần được chứng thực lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao, hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, sau đó chứng thực tại Đại sứ quán Áo ở Việt Nam. Đương sự cần liên hệ trực tiếp Đại sứ quán Áo tại Hà Nội để biết thêm thông tin: Đại sứ quán Áo Hà Nội – BMEIA - Außenministerium Österreich.

 

2.1.2. Chứng nhận lãnh sự các giấy tờ và tài liệu của Việt Nam để sử dụng ở Slovenia:

Các giấy tờ trên cần được chứng thực lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao, hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, sau đó được chứng thực:

hoặc tại Đại sứ quán Slovenia tại Bắc Kinh, Trung Quốc (kiêm nhiệm Việt Nam)

hoặc tại Đại sứ quán Việt Nam tại Áo (kiêm nhiệm Slovenia).

Hồ sơ gồm:

  • Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu (tải về);
  • Bản chính văn bản có chứng nhận của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao Việt Nam, hoặc của Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Để tránh phát sinh chi phí dịch thuật, Đại sứ quán khuyến nghị đương sự nộp hồ sơ song ngữ (Đức-Việt, Đức-Anh hoặc Anh-Việt).
  • Một bản sao (Fotokopie) văn bản cần chứng nhận lãnh sự;
  • Bản sao hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người yêu cầu.
  • Lệ phí: chỉ thanh toán tiền mặt.

 

2.2. Hợp pháp hóa lãnh sự:

- „Hợp pháp hóa lãnh sự“ là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ và tài liệu của nước ngoài để giấy tờ và tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở Việt Nam (Điều 2.2. Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự).

- Đại sứ quán Việt Nam tại Áo chịu trách nhiệm hợp pháp hóa các giấy tờ và tài liệu do Áo và Slovenia cấp để những giấy tờ đó được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

Hồ sơ gồm:

  • Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu (tải về);
  • Bản chính văn bản có chứng nhận của Bộ Ngoại giao Áo hoặc Bộ Ngoại giao Slovenia kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Để tránh phát sinh chi phí dịch thuật, Đại sứ quán khuyến nghị đương sự nộp hồ sơ song ngữ (Đức-Việt, Đức-Anh hoặc Anh-Việt).
  • Một bản sao (Fotokopie) văn bản cần được hợp pháp hóa;
  • Bản sao hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người yêu cầu.
  • Lệ phí: chỉ thanh toán tiền mặt

 

3. Đăng ký khai sinh cho trẻ có cha mẹ có quốc tịch Việt Nam:

Trẻ sinh ra là con của hai bên cha mẹ có quốc tịch Việt Nam (có hộ chiếu Việt Nam còn giá trị sử dụng và không có quốc tịch nước ngoài) phải được làm thủ tục đăng ký khai sinh tại Đại sứ quán trong vòng 60 ngày kể từ khi sinh. Trong trường hợp đăng ký khai sinh sau 60 ngày kể từ khi sinh, trên giấy khai sinh của trẻ sẽ có ghi chú «đăng ký khai sinh quá hạn».  

Các giấy tờ cần nộp gồm:

- Tờ khai đăng ký khai sinh (tải về). (Lưu ý: khi khai tên trẻ cần ghi rõ bằng tiếng Việt có dấu theo trật tự HỌ trước, TÊN sau, nếu có khác so với giấy chứng sinh thì phải nghi rõ và yêu cầu người nhận ghi nhận sự khác biệt này. Việc có khác biệt tên giữa các giấy tờ này, và việc tên trẻ trên giấy khai sinh có dấu tiếng Việt cũng có hệ quả nhất định đối với cá thủ tục cần thiết khác tại Áo hoặc Slovenia, vì vậy cha mẹ cần lưu ý khi lựa chọn tên và cách đặt tên, họ cho trẻ.

- Bản sao và bản gốc giấy chứng sinh do bệnh viện nơi trẻ được sinh cấp, hoặc giấy tờ hợp lệ khác thay thế cho giấy chứng sinh. 

- Trường hợp trẻ đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan hộ tịch Áo hoặc Slovenia, cần nộp bản sao đầy đủ giấy khai sinh của sở tại. Trong trường hợp này, cha mẹ làm thủ tục Ghi sổ hộ tịch việc khai sinh tại cơ quan hộ tịch nước ngoài với quy trình tương tự.

- Bản sao có chứng thực giấy đăng ký kết hôn của cha mẹ do Việt Nam cấp hoặc bản sao giấy chứng nhận ghi sổ hộ tịch việc kết hôn tại cơ quan hộ tịch nước ngoài do ĐSQ Việt Nam cấp. Trường hợp cha mẹ không cung cấp giấy đăng ký kết hôn, cha của trẻ phải làm thủ tục nhận con sinh ra là con của mình với sự đồng ý của người mẹ trước khi làm đăng ký khai sinh, trong hồ sơ lưu của trẻ sẽ có ghi chú «trẻ sinh ngoài giá thú». Trường hợp cha mẹ đã kết hôn cơ quan hộ tịch của Áo hoặc Slovenia, cha mẹ cần phải làm thủ tục Ghi sổ hộ tịch việc kết hôn tại cơ quan hộ tịch nước ngoài trước khi làm khai sinh cho trẻ.

- Bản sao có chứng thực hộ chiếu và giấy tờ cư trú hợp lệ của cha mẹ cùng bản gốc để đối chiếu.

- Đối với trẻ sinh ra ở nước ngoài chỉ có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia có quốc tịch nước ngoài thì phải có văn bản thỏa thuận của cha mẹ nhất trí lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con.

Lưu ý:

- Chỉ sau khi làm giấy khai sinh tại ĐSQ trẻ mới mang quốc tịch Việt Nam và được làm hộ chiếu Việt Nam. Trong trường hợp cha mẹ đề nghị nộp hồ sơ làm hộ chiếu cho trẻ ngay, cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp mới hộ chiếu (xem hướng dẫn đề nghị cấp mới hộ chiếu Việt Nam) và đề nghị người tiếp nhận kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ và chuyển bộ phận cấp hộ chiếu sau khi có giấy khai sinh của trẻ.

- Các giấy tờ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử) phải nộp thêm bản dịch công chứng tiếng Việt. Để tránh phát sinh chi phí dịch thuật, Đại sứ quán khuyến nghị đương sự nộp các giấy tờ hộ tịch quốc tế song ngữ Đức-Anh (Deutsch-englische internationale Urkunden).

 

4.  Đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

4.1 Để kết hôn tại Việt Nam:

Hồ sơ gồm:

- Tờ khai đề nghị cấp Giấy chứng nhận chưa kết hôn tại Đại sứ quán theo mẫu (tải tại đây). Phần Mục đích xin giấy chứng nhận ghi rõ: để kết hôn tại Việt Nam với anh/chị…, ngày sinh…, số Hộ chiếu/ Căn cước công dân…, địa chỉ tại… Trường hợp đương sự xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, đề nghị ghi rõ mục đích sử dụng (Ví dụ: để bổ sung hồ sơ liên quan đến việc mua bán bất động sản ở Việt Nam)

- Bản chụp hộ chiếu của đương sự và xuất trình bản gốc để đối chiếu.

- Bản chụp giấy khai sinh của đương sự và xuất trình bản gốc để đối chiếu;

- Bản chụp hộ chiếu/căn cước công dân của vợ/chồng sắp cưới;

- Xác nhận cư trú của Chính quyền Áo (Meldebescheinigung/Meldezettel) trong đó có mục khai báo tình trạng gia đình: độc thân (ledig), ly hôn (geschieden), góa vợ/ góa chồng (verwitwet)...;

- Bản sao Bản án hoặc Quyết định ly hôn đã có hiệu lực (nếu đã ly hôn) hoặc Giấy chứng tử (nếu góa vợ/góa chồng) do Nhà nước Việt Nam cấp. Trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Áo thì nộp bản sao Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch của Việt Nam việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn. Trường hợp công dân góa vợ/góa chồng ở Áo thì nộp bản sao Giấy chứng tử (Sterbeurkunde) của người vợ/chồng.

Lưu ý:

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Áo cấp không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Đại sứ quán có quyền yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền của Áo.

- Các giấy tờ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử) phải được dịch công chứng ra tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Để tránh phát sinh chi phí dịch thuật, Đại sứ quán khuyến nghị đương sự nộp các giấy tờ hộ tịch quốc tế song ngữ Đức-Anh (internationale Urkunden).

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp phải được hợp pháp hóa theo quy định.

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp.

 

4.2 Để kết hôn tại Áo:

- Tờ khai đề nghị cấp Giấy chứng nhận chưa kết hôn tại Đại sứ quán theo mẫu (tải tại đây). Phần Mục đích xin giấy chứng nhận ghi rõ: để kết hôn tại Áo với anh/chị…, ngày sinh…, số Hộ chiếu/ Căn cước công dân…, địa chỉ tại…

- Bản chụp hộ chiếu của đương sự (xuất trình bản gốc để đối chiếu).

- Bản chụp giấy khai sinh và xuất trình bản gốc để đối chiếu;

- Xác nhận cư trú của đương sự (Meldebescheinigung/Meldezettel) do Chính quyền Áo cấp, trong đó có mục khai báo tình trạng gia đình: độc thân (ledig), ly hôn (geschieden), góa vợ/ góa chồng (verwitwet)...;

- Bản sao Bản án hoặc Quyết định ly hôn đã có hiệu lực (nếu đã ly hôn) hoặc Giấy chứng tử (nếu góa vợ/góa chồng) do Nhà nước Việt Nam cấp. Trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Áo thì nộp bản sao Trích lục ghi vào Sổ hộ tịch của Việt Nam việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn; trường hợp công dân góa vợ/góa chồng ở Áo thì nộp bản sao Giấy chứng tử (Sterbeurkunde) của người vợ/chồng.

- Trường hợp đương sự đủ tuổi kết hôn tại thời điểm xuất cảnh (nữ đủ 18 tuổi, nam đủ 20 tuổi): Nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp chưa quá 6 tháng của Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trân nơi cư trú cuối cùng trước khi xuất cảnh.

- Trường hợp đương sự chưa đủ tuổi kết hôn tại thời điểm xuất cảnh (nữ đủ 18 tuổi, nam đủ 20 tuổi): nộp xác nhận cư trú (Meldebescheinigung/Meldezettel) của Áo trong đó ghi rõ đương sự đăng ký cư trú tại Áo từ thời điểm chưa đủ tuổi kết hôn (Gemeldet seit…). Ví dụ: Anh Nguyễn Văn Nam, sinh ngày 25/7/2005, sang Áo cuối tháng 6/2023, trên giấy đăng ký cư trú của Áo sẽ ghi: Gemeldet seit 1. Juli 2023.

- Bản chụp hộ chiếu/căn cước công dân của vợ/chồng sắp cưới và xuất trình bản gốc để đối chiếu;

- Xác nhận cư trú của vợ/chồng sắp cưới (Meldebescheinigung/Meldezettel) do Chính quyền Áo cấp, trong đó có mục khai báo tình trạng gia đình: độc thân (ledig), ly hôn (geschieden), góa vợ/ góa chồng (verwitwet)...;

 

Lưu ý:

- Đại sứ quán không cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam để phục vụ mục đích kết hôn đồng giới tại Áo.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Áo cấp không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Đại sứ quán có quyền yêu cầu giấy tờ phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền của Áo.

- Các giấy tờ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử) phải được dịch công chứng ra tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Để tránh phát sinh chi phí dịch thuật, Đại sứ quán khuyến nghị đương sự nộp các giấy tờ hộ tịch quốc tế song ngữ Đức-Anh (internationale Urkunden).

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp phải được hợp pháp hóa theo quy định.

- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp.

 

5. Thủ tục đăng ký xác định quốc tịch Việt Nam:

Người Việt Nam định cư tại Áo hoặc Slovenia chưa mất quốc tịch Việt Nam theo pháp luật Việt Nam mà không có giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam theo quy định tại Điều 11 của Luật Quốc tịch Việt Nam năm 2008, nếu có yêu cầu xác định quốc tịch Việt Nam và cấp hộ chiếu Việt Nam thì đăng ký với Đại sứ quán Việt Nam tại Pháp theo trình tự và thủ tục sau đây:

Hồ sơ gồm có:

- Tờ khai đăng ký xác định quốc tịch và cấp hộ chiếu Việt Nam theo mẫu (tải về), kèm theo 4 ảnh chụp chưa quá 6 tháng cỡ 4x6cm.

- Bản sao một trong các giấy tờ chứng minh về nhân thân đang có giá trị sử dụng (hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ tạm trú, ...)

- Một trong các giấy tờ để làm căn cứ xác định quốc tịch Việt Nam bao gồm:

+    Giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, hộ khẩu, căn cước hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp qua các thời kỳ từ 1945, trong đó có ghi rõ quốc tịch Việt Nam hoặc thông tin liên quan đến quốc tịch Việt Nam.

+    Giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, hộ khẩu, căn cước hoặc giấy tờ khác do chính quyền Việt Nam Cộng hòa cấp trước ngày 30/4/1975 ở Miền Nam Việt Nam hoặc do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, trong đó có thông tin liên quan đến quốc tịch Việt Nam, cũng được coi là cơ sở tham khảo để xem xét, xác định quốc tịch Việt Nam.

•    Trường hợp hồ sơ đầy đủ và có đủ cơ sở để xác định quốc tịch Việt Nam Đại sứ quán sẽ cấp Trích lục về việc đã được xác định có quốc tịch Việt Nam để làm thủ tục cấp hộ chiếu Việt Nam.

•    Trường hợp không đủ cơ sở để xác định quốc tịch Việt Nam thì Đại sứ quán sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp và gửi hồ sơ về trong nước tiến hành xác minh theo quy định. Đại sứ quán sẽ thông báo kết quả xác minh về việc có hay không có quốc tịch Việt Nam ngay sau khi nhận được trả lời của các cơ quan chức năng ở trong nước.

Lưu ý:

- Các giấy tờ hộ tịch bằng tiếng nước ngoài (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử) phải nộp thêm bản dịch công chứng tiếng Việt. Để tránh phát sinh chi phí dịch thuật, Đại sứ quán khuyến nghị đương sự nộp các giấy tờ hộ tịch quốc tế song ngữ Đức-Anh (Deutsch-englische internationale Urkunden).

 

6. Thủ tục xin thôi quốc tịch Việt Nam:

03 bộ hồ sơ gồm các loại giấy tờ sau:

- Đơn xin thôi quốc tịch Việt Nam có dán ảnh (theo mẫu). hoặc Đơn xin thôi quốc tịch Việt Nam cho người được giám hộ/người được đại diện (theo mẫu)

- Bản khai tóm tắt lý lịch của người làm đơn có dán ảnh (theo mẫu).  

- Bản sao công chứng Giấy khai sinh Việt nam.

- Bản sao công chứng Hộ chiếu hoặc giấy thông hành. 

- Quyết định (Bescheid) của Chính quyền Áo cho phép nhập quốc tịch Áo với điều kiện thôi quốc tịch Việt Nam; hoặc Giấy bảo đảm (Einbürgerungszusicherung) sẽ cho nhập quốc tịch nước sở tại; hoặc Giấy chứng nhận đã được vào quốc tịch nước sở tại do cơ quan có thẩm quyền cấp, đã được Bộ Ngoại giao nước sở tại chứng nhận lãnh sự. 

- Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được dịch ra tiếng Việt và được Đại sứ quán hợp pháp hóa lãnh sự.

- Nếu là trẻ vị thành niên xin thôi quốc tịch Việt Nam cùng với bố hoặc mẹ, thì cần nộp thêm văn bản thỏa thuận của bố mẹ cho con xin thôi quốc tịch Việt Nam (theo mẫu).

 Lưu ý:

- Mỗi người có nguyện vọng thôi quốc tịch phải làm hồ sơ riêng (kể cả trẻ dưới 18 tuổi).

- Nếu là trẻ em từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi, cần thêm văn bản đồng ý xin thôi quốc tịch của trẻ và chữ ký của trẻ vào đơn xin thôi quốc tịch của bố/mẹ.

- Nếu người làm đơn không có giấy khai sinh Việt Nam, có thể thay bằng một trong các loại giấy tờ do cơ quan thẩm quyền Việt Nam cấp sau: Giấy chứng nhận kết hôn, Chứng minh thư, Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú trước khi xuất cảnh...

- Trường hợp đã kết hôn ở nước ngoài thì cần nộp thêm bản sao giấy kết hôn kèm theo bản dịch công chứng tiếng Việt. 

- Nếu trẻ em bị mất Giấy khai sinh Việt Nam có thể thay thế bằng Giấy chứng nhận khai sinh của nước ngoài.

 

Để biết thêm thông tin chi tiết, xin liên hệ với Đại sứ quán theo số điện thoại +43.1.3680755-10 hoặc 18 (các buổi chiều thứ Ba, Tư, Năm từ 14g00-17g00).

 

Tiếng Việt